1. Claro e Específico: Use um assunto que descreva claramente o conteúdo do e-mail. Isso ajuda o destinatário a priorizar e encontrar o e-mail mais tarde.
  2. Evite Assuntos Genéricos: Frases como "Olá" ou "Pergunta" não são informativas. Seja específico, por exemplo, "Relatório de Vendas - 1º Trimestre 2023".

Saudação:

  1. Formalidade Adequada: Use uma saudação apropriada ao contexto e ao seu relacionamento com o destinatário. "Prezado(a) [Nome]" é seguro para situações formais. "Oi, [Nome]" pode ser usado para comunicações mais informais.

Corpo do E-mail:

  1. Concisão e Clareza: Seja direto ao ponto. Evite parágrafos longos e use frases curtas e objetivas.
  2. Estrutura e Formatação: Utilize listas (como esta!), negrito e itálico para destacar informações importantes e facilitar a leitura. Divida o texto em parágrafos curtos.
  3. Tom Profissional: Mantenha um tom profissional, mesmo em comunicações informais. Evite gírias, abreviações excessivas e emojis em excesso, especialmente em contextos profissionais.
  4. Revisão: Sempre revise seu e-mail quanto a erros de ortografia e gramática antes de enviar.

Anexos (Considerando o limite de 20MB):

  1. Necessidade Real: Anexe arquivos apenas quando necessário. Se a informação puder ser incluída no corpo do e-mail, faça isso.
  2. Compactação: Comprima arquivos grandes em formatos ZIP ou RAR para reduzir o tamanho.
  3. Serviços de Nuvem: Para arquivos maiores que 20MB, use serviços como Google Drive, Dropbox ou OneDrive e compartilhe o link no e-mail.
  4. Nomeie os Arquivos Claramente: Use nomes descritivos para os arquivos anexados, facilitando a identificação.

Responder E-mails:

  1. Responda a Todos (CC) com Cautela: Use "Responder a Todos" somente quando for realmente necessário que todos os destinatários originais recebam a resposta.
  2. Remova Destinatários Desnecessários: Se a conversa se tornar mais específica, remova da lista de destinatários aqueles que não precisam mais estar envolvidos.
  3. Prazo Razoável: Responda aos e-mails em tempo hábil, de preferência dentro de 24 horas, ou acuse o recebimento e informe quando poderá responder com mais detalhes.
  4. Edite o Assunto, se Necessário: Se o tópico da conversa mudar significativamente ao longo da troca de e-mails, atualize o assunto para refletir o novo tema.

Gerenciamento de E-mails (Considerando o limite de 2GB):

  1. Exclusão Regular: Exclua e-mails desnecessários, incluindo e-mails antigos, spam e itens na pasta "Itens Enviados" que não são mais necessários.
  2. Arquivamento: Arquive e-mails importantes em pastas para organizar sua caixa de entrada e liberar espaço.
  3. Cancelamento de Inscrições: Cancele a inscrição de newsletters e e-mails promocionais que você não lê.
  4. Baixe Anexos Importantes: Baixe e salve anexos importantes localmente e, em seguida, exclua o e-mail se não precisar mantê-lo.

Outras Considerações:

  1. Evite Enviar E-mails em Massa Desnecessariamente: Não envie e-mails para grandes grupos de pessoas, a menos que seja absolutamente necessário.
  2. Confidencialidade: Tenha cuidado ao encaminhar e-mails, especialmente se contiverem informações confidenciais.